Feuille de présence à imprimer : formation, réunion, AG

Comment utiliser ce modèle de feuille de présence

Remplissez l'en-tête avant la séance (intitulé, date, horaires, lieu, intervenant), pré-inscrivez les noms attendus dans l'ordre alphabétique pour accélérer l'émargement, puis faites circuler la feuille à chaque demi-journée. Les participants signent en face de leur nom ; les retardataires et les départs anticipés sont notés en observations. À la fin, comptez les présents, listez les absents excusés, signez et datez la certification. Les personnes non inscrites s'ajoutent sur les lignes vides.

Pour une session sur plusieurs jours, imprimez une feuille par jour avec le numéro de la journée ; pour une assemblée, ajoutez la colonne des pouvoirs et le nombre de voix si le vote en dépend. Conservez l'original signé : il justifie les heures réalisées, la validité des décisions et, le cas échéant, les financements.

Mentions attendues et cadre juridique

• Intitulé, organisateur, intervenant, date, horaires, lieu ; référence de l'action ou de la convention.
• Pour chaque participant : nom, prénom, structure ou fonction, signature par demi-journée (ou par séquence).
• Comptage des présents, absents excusés, pouvoirs, certification signée du responsable.
• Mention d'information sur l'usage des données personnelles (RGPD) et la durée de conservation.

Formation professionnelle : l'organisme doit pouvoir prouver la réalisation de l'action ; la feuille d'émargement signée par demi-journée par les stagiaires et le formateur est la preuve attendue par les OPCO, France Travail et la Caisse des dépôts (CPF) ; elle se conserve au moins trois ans, souvent dix par prudence. À distance, elle est remplacée par des relevés de connexion ou une attestation d'assiduité. Copropriété : la feuille de présence est obligatoire à chaque assemblée générale (décret du 17 mars 1967, article 14) ; elle indique les copropriétaires présents ou représentés, leurs tantièmes, et est certifiée par le président de séance. Association : les statuts fixent les règles de quorum ; la feuille de présence avec pouvoirs prouve que l'assemblée a valablement délibéré. Entreprise : pour les réunions du CSE ou les formations obligatoires (sécurité), elle atteste la participation. En cas de doute sur une obligation précise, vérifiez sur service-public.fr.

Cas d'usage

Formation continue : une feuille par jour, signée matin et après-midi, avec la signature du formateur ; elle accompagne l'attestation de fin de formation. Assemblée générale d'association ou de copropriété : présents, représentés, pouvoirs, quorum. Réunion de travail, comité, conseil : présence pour le compte rendu. Atelier, stage sportif ou culturel, garderie : présence des enfants avec l'heure d'arrivée et de départ et le nom de l'accompagnant. Événement, séminaire : émargement à l'accueil, utile pour les assurances. Complétez avec un planning pour les accueils d'enfants ou une note de frais pour les déplacements des participants.

Ce qu'il ne faut pas écrire

• Des signatures « pour le compte de » un absent, ou une feuille signée à l'avance pour toute la session : c'est un faux, et un financeur peut demander le remboursement.
• Des données inutiles (date de naissance, adresse personnelle, numéro de sécurité sociale) : la feuille circule entre tous les participants.
• Une colonne unique par jour pour une formation financée : les financeurs exigent l'émargement par demi-journée.
• L'oubli de la certification du responsable : sans elle, la feuille n'est qu'une liste de noms.
• Des observations subjectives sur les participants : notez des faits (retard de 20 minutes), pas des jugements.

Conseils d'impression

Papier A4 blanc de 80 g, impression noir et blanc, marges par défaut : une feuille de présence n'a besoin de rien de plus. Cliquez sur « Imprimer » : les explications et le menu disparaissent, seul le modèle sort. Un seul exemplaire suffit ; gardez une copie numérique (photo ou scan) avant de l'envoyer. La signature se fait au stylo, après impression : une signature scannée ou tapée au clavier est plus facile à contester. Pour obtenir un PDF plutôt qu'une feuille, choisissez « Enregistrer au format PDF » comme imprimante (voir imprimer ou enregistrer un PDF). Prévoyez une feuille par demi-journée ou par jour, en paysage si les noms sont longs ; une impression recto verso réunit matin et après-midi sur une seule feuille.